Er zijn binnen de methode van bottleneck-management vijf stappen te onderscheiden. Deze stappen geven de wijze aan waarop we met de ‘beperking’ moeten omgaan:

1. Identificeer de ‘beperking’ van de organisatie.

2. Besluit hoe we de ‘beperking’ maximaal kunnen benutten.

3. Maak alles ondergeschikt aan de besluiten genomen in stap 2.

4. Hef de ‘beperking’ van het systeem (geleidelijk) op.

5. Wanneer in stap 4 de ‘beperking’ is opgeheven, ga dan terug naar stap 1. Voorkom echter dat inertie (traagheid) de belangrijkste ‘beperking’ wordt!

Een ‘beperking’ noemen we ook wel de bottleneck. Een bottleneck is dan ook ‘alles wat een organisatie beperkt in het realiseren van haar doelstellingen’. De belangrijkste twee soorten ‘beperkingen’ zijn de marktconstraint en de capaciteitsconstraint. Er is sprake van een marktconstraint als de productiecapaciteit van het bedrijf veel groter is dan de marktvraag. In de tegenovergestelde situatie is er sprake van een capaciteitsconstraint. Het bedrijf heeft in dit geval een capaciteitsprobleem. Een capaciteitsconstraint is altijd terug te brengen tot een bottleneck in de productie. Een dergelijke bottleneck resulteert in een tijdvertraging tussen de vraag naar een product (of dienst) en de levering van dat product (of die dienst).

Door één keer de vijf regels van het bottleneck-management te doorlopen kan al een aanzienlijke doorlooptijdverkorting worden gerealiseerd. Het gevaar bestaat dat we tevreden zijn met deze eerste, vaak spectaculaire, resultaten. We vergeten verder te verbeteren. Dit verschijnsel noemen we ‘inertie’. Inertie kan het beste worden omschreven als bijvoorbeeld:

• traagheid van handelen;
• inslapen;
• het gevoel hebben dat de druk van de ketel is.

Inertie heeft tot gevolg dat we terugvallen op de oude werkwijze en de toepassing van bottleneck-management gaan zien als een eenmalige verbeteractie. En dat is natuurlijk niet wat we wensen.

Dit dossier is eerder verschenen bij WEKA Uitgeverij in Excellente Bedrijfsvoering. Auteur: Paul Denneman