TCO is een afkorting die door het onderzoeksbureau The Gartner Group in het leven is geroepen. In principe is het niets anders dan het gebruik van het boerenverstand om meer duidelijkheid te krijgen in de totale kosten van een product en in het bijzonder in de ICT-dienstverlening. Met name de kosten van de desktop vormden eind jaren tachtig een bijzonder aandachtspunt. Wat zijn de totale kosten van een pc inclusief software, hardware, beheer en training?

Eind 1980 had Gartner berekend dat de desktop grote organisaties circa $ 10.000,– per pc per jaar kostte. Dit geldt voor de volledige levenscyclus van een pc (de directe en indirecte kosten zoals: inkoop, installatie, gebruik, onderhoud en verwijdering/vervanging). Welnu, een financieel directeur (CFO) hoeft niet veel rekenwerk te doen als hij dit vermenigvuldigt met het aantal pc's in zijn organisatie. Het is begrijpelijk dat de berekening van Gartner grote opschudding veroorzaakte.

Vele organisaties, waaronder Philips, namen de methode van Cost of Ownership over als onderdeel van hun inkoopstrategie. Maar is dit helemaal juist? Wat als de pc in zijn levencyclus $ 1.000,– per jaar opbrengt? Of wat als dat $ 100.000,– per jaar is? Bij de methode van Total Cost of Ownership (TCO) moet ook gekeken worden naar de opbrengsten van een product. Zo worden weliswaar de kosten van een pc op $ 10.000,– geschat, maar hier moeten wel de opbrengsten van afgetrokken worden. Dit is vaak erg moeilijk te bepalen, dus wordt dit vaak vergeten of maar achterwege gelaten.

Het is niet vreemd dat juist een bureau als Gartner, dat zich bezighoudt met analyse van ICT-producten en -bedrijven, met een methode als TCO komt. Het was en is nog steeds een moeilijk onderwerp: kostprijsberekening van ICT-diensten. In de praktijk worden er allerlei kosten gemaakt maar een eenvoudig vergelijk lijkt of wenst men niet mogelijk te maken. Vragen over de norm, de standaard, het serviceniveau, de gebruikersperceptie, enzovoort blijken moeilijk meetbaar.

Als ICT-afdeling is dit misschien nu nog te verkopen richting het senior management, op de vrije markt is dit al lang niet meer van toepassing. De concurrenten zitten niet stil en de producten en diensten krijgen een duidelijk kader en een prijskaartje.