[ C O L U M N ]   Waarom wordt er juist in tijden van recessie zoveel veranderd in organisaties? Juist, omdat veranderingen eenvoudiger geaccepteerd worden. Een gunstige tijd dus voor de kwaliteitsdeskundigen, zo’n recessie.Het ideale moment om onze ‘black belts’ van stal te halen en driftig te gaan meten, beschrijven en te verbeteren. Of is een andere aanpak juist aan te raden?

Zes Sigma of Six Sigma is zoals bij velen bekend een kwaliteitsmanagement benadering om de operationele prestaties van een organisatie te verbeteren door tekorten in de processen van de organisatie te identificeren en te verbeteren. De achterliggende filosofie is dat processen alleen kunnen worden beheerst en verbeterd als er inzicht is in deze processen. Hiervoor zijn beschrijvingen en metingen vereist. Six Sigma is gebaseerd op statistisch denken en kent zijn oorsprong in de kwaliteitscirkel van Deming.

Een van de grote frustraties bij veel Six Sigma beoefenaars is dat ze graag de Voice of the Customer willen gebruiken om Six Sigma-projecten te kunnen identificeren, maar er zijn veel ‘voices’ en vaak wijzen ze in verschillende richtingen. Een ander probleem is dat de discipline van Six Sigma in veel organisaties niet samengaat met de strategische prioriteiten van de organisatie. Een probleem dat in tijden van recessie optreedt, is dat verspilling nu juist niet in volle omvang zichtbaar wordt. We hebben alle ruimte om het verspillend proces zijn gang te laten gaan en de gevolgen te maskeren.

Daarnaast wil een Black Belt graag eerst alle alternatieven en opties in detail uitwerken, voordat een afgewogen keuze gemaakt kan worden. Maar hebben we daar in een recessie wel tijd voor? Het geld wordt immers met bakken verspild.

Hoe moeten we dan tegen veranderingen in recessietijd aankijken? We kunnen natuurlijk trachten de laatste procentjes verbetering binnen te halen en zo te optimaliseren. Dat is erg moeilijk en vereist erg veel inspanning. Voor dat deel is Six Sigma in al haar varianten heel geschikt en ik heb dan ook grote bewondering voor hen die dat traject goed volbrengen. Maar zelf kijk ik meer naar structurele aanpassingen in processen die wezenlijk bijdragen aan het genereren van meer geld binnen de onderneming. Zoek de beperkende factor in het proces, optimaliseer deze en maak vervolgens alles afhankelijk van deze beperkende factor. Als resultante verdwijnen jouw problemen, maar er zullen weer nieuwe, maar kleinere problemen geïntroduceerd worden. Per saldo is er significante verbetering gerealiseerd. Een benadering die structureel ingrijpt in het proces en de beheersingstructuur. Bij dergelijke veranderingen geven de resultaten behaald in het verleden geen garantie voor de toekomst. Hooguit een ijkpunt, een nulmeting. We zoeken niet naar statistische onderbouwing, maar naar kwantificering om de waarschijnlijkheid dat de grondoorzaak gevonden is te onderbouwen. Geen wetenschappelijk waterdicht bewijs, maar gewoon het creëren van een goed gevoel. Een dergelijke benadering kan niet altijd toegepast worden, maar als dat zo is dan lopen de besparingen niet in de tienden van procenten, maar in de tientallen procenten.

Als Six Sigma zich focust op de veranderingen in het proces en de socratische pragmatische benadering op de structuur, dan moet er nog een derde benaderingswijze zijn. Deze benadering focust zich op het aanpassen van de strategie Dit is duidelijk een gebied voor de visionairs en die hebben een grotere kans op mislukking dan op succes De statistische onderbouwing is vaak zeer beperkt en het onderbuikgevoel prevaleert Maar toch zijn dit de veranderingen die vaak een wezenlijk verschil gaan maken

De aanpak die er gekozen moet worden is dus sterk afhankelijk van hetgeen we willen bereiken. Maar in tijden van recessie is het slim om verder op procesniveau te optimaliseren als je weet dat er toch weer betere tijden komen Gebruik dan de verspilling in arbeidstijd door een gebrek aan orders nuttig.

Deze column is eerder verschenen bij WEKA Uitgeverij in Nieuwsbrief Kwaliteit. Auteur: Paul Denneman